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WhatsApp-Formulare sind mehrstufige Abfragen, die Kund:innen direkt in WhatsApp ausfüllen. Du baust sie in Chatarmin, veröffentlichst sie für dein WhatsApp-Business-Konto und öffnest sie mit der Schaltfläche Open form (Formular öffnen) in einer Nachrichtenvorlage.
WhatsApp-Formulare sind nicht dasselbe wie Chatarmin-Flows. Flows automatisieren Gespräche in Chatarmin; WhatsApp-Formulare sind Meta-native Formulare, die über einen Vorlagen-Button geöffnet werden.Meta nennt die Funktion in der eigenen Dokumentation WhatsApp Flows – Hintergründe zum Funktionsumfang findest du unter WhatsApp Flows auf der Meta-Entwicklerseite. In Chatarmin heißen sie Formulare, um sie von Chatarmin-Flows abzugrenzen.
Formulare lassen sich nur aus einem Flow versenden, über einen Send template-Schritt. Vorlagen mit einem Open form-Button erscheinen nicht in der Vorlagenliste von Send Campaign oder A/B testing.Grund: Antworten werden nur erfasst, solange ein Flow auf das von ihm gesendete Formular wartet. Ein per Kampagne gesendetes Formular würde zwar ankommen und ausgefüllt werden, die Antworten ließen sich aber in keinem Flow für Verzweigungen nutzen.

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Wann du sie nutzt

Nutze WhatsApp-Formulare, wenn du strukturierte Antworten brauchst, ohne WhatsApp zu verlassen – z. B. Umfragen, Lead-Erfassung, Anmeldungen, Terminanfragen oder Support-Intake.

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Einrichtung

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WhatsApp-Formulare öffnen

Im Dashboard: Templates → WhatsApp forms, oder direkt WhatsApp forms.
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Formular anlegen

Klicke auf New form, gib einen Namen ein (jeder Name muss auf deinem WhatsApp-Konto eindeutig sein) und bestätige mit Create.
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Screens aufbauen

Füge einen oder mehrere Screens hinzu. Pro Screen: Screen name, Inhaltsblöcke und die Beschriftung des Footer-Buttons (z. B. Continue).Mögliche Blöcke:
  • Text — Überschrift, Unterüberschrift, Absatz, kleiner Hinweis
  • Media — Bild (PNG oder JPEG, bis 300 KB, max. 3 pro Screen) oder eingebetteter Link
  • Text answer — Kurzantwort, Langtext oder Datum
  • Selection — Dropdown, Einfachauswahl, Mehrfachauswahl oder Consent (Opt-in)
WhatsApp bettet Formularbilder direkt in das Formular ein, statt sie von einer URL zu laden – deshalb ist das Limit von Meta sehr niedrig. Bilder über 300 KB werden beim Speichern abgelehnt (“image is too large (max 300 KB)”). Verkleinere oder komprimiere das Bild vor dem Upload.Meta dokumentiert diese Limits – und alle verfügbaren Blocktypen – in der Flow JSON components reference.
Ziehe Screens und Felder per Drag-and-drop. Antwortfelder brauchen ein Label, einen Answer name (Kleinbuchstaben, keine Leerzeichen, im gesamten Formular eindeutig) und optional Customer must answer.
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Speichern und veröffentlichen

Save klicken und rote Validierungsmeldungen oben im Editor beheben. Wenn alles gültig ist: Publish, damit Kund:innen das Formular öffnen können.WhatsApp preview (nach dem Speichern) zeigt dir die Kund:innen-Ansicht.
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Formular in einer Vorlage verknüpfen

Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Vorlage fügst du einen Button hinzu und wählst Open form. Setze den Button text (max. 25 Zeichen) und ein Published-Formular aus der Liste.Reiche die Vorlage wie gewohnt bei Meta ein. Das Formular muss Published bleiben.
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Vorlage aus einem Flow senden

Füge in einem Flow einen Send template-Schritt hinzu und wähle die Vorlage mit dem Open form-Button. In diesem Schritt kannst du:
  • Prefill the form — Felder mit festem Text oder Kontaktfeld-Werten füllen (nur erster Screen)
  • Save answers to the contact — Antworten auf Kontaktfelder mappen oder leer lassen, wenn die Antwort nur für Verzweigungen genutzt wird
Lass ein Mapping leer, wenn die Antwort nur den nächsten Flow-Schritt steuern soll.

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Nach Antworten verzweigen

Nach dem Send template-Schritt wartet der Flow darauf, dass das Formular abgeschickt wird. Mit einem anschließenden If/Else-Knoten verzweigst du nach den gegebenen Antworten.
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Bedingung hinzufügen

Wähle im If/Else-Knoten Form answer aus der Liste der Bedingungen.
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Frage auswählen

Das zweite Feld listet die Fragen der Formulare, die vorher im Flow gesendet wurden – als Frage (Screen). Wähle die zu prüfende Frage aus.Ist die Liste leer, zeigt der Knoten “No form step before this condition”: Vor dieser Stelle im Flow gibt es keinen Formular-Schritt.
3

Vergleich festlegen

  • Answer equals — die Antwort entspricht dem eingetragenen Wert
  • Answer does not equal — die Antwort ist etwas anderes
  • Answer was given — es wurde überhaupt geantwortet (kein Wert nötig)
Über Match any / all oben im Knoten kombinierst du mehrere Fragen in einer Bedingung – praktisch, wenn ein langes Formular nach mehreren Antworten verzweigen soll. Die Anzahl der Bedingungen ist nicht begrenzt, du kannst also jede Frage des Formulars prüfen.
Verglichen wird exakt. Bei Mehrfachauswahl werden die gewählten Optionen mit Kommas verbunden, Answer equals muss also die gesamte Auswahl treffen. Um eine einzelne Option zu prüfen, mappe die Antwort per Save answers to the contact auf ein Kontaktfeld und verzweige stattdessen über Properties – dort stehen mehr Vergleichsoptionen zur Verfügung.Eine Bedingung liest immer das zuletzt abgeschickte Formular des Kontakts im Flow. Sendet ein Flow zwei verschiedene Formulare, können Bedingungen nach dem zweiten nicht mehr auf die Antworten des ersten zugreifen.

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Antworten an eigene Systeme senden

Jede Formular-Einsendung löst zusätzlich das Webhook-Topic form/submitted aus. Damit leitest du Antworten an ein CRM, ein Data Warehouse oder einen beliebigen eigenen Endpunkt weiter – ganz ohne zusätzlichen Flow-Schritt. Lege den Webhook über die Chatarmin-API an und abonniere das Topic form/submitted. Jede Zustellung enthält:
Der Webhook feuert bei jeder Einsendung des Formulars – unabhängig davon, welcher Flow es gesendet hat – und enthält den vollständigen Antwortsatz. Er ist damit der Weg, Antworten außerhalb von Chatarmin zu sammeln, ohne den Flow zu erweitern.

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Formularliste verwalten

Pro Zeile siehst du Sent, Submitted, Completed, Screens und die letzte Aktualisierung. Im ⋯-Menü: Filter: Search forms und All Status (Draft, Published, Deprecated).

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Kategorie

Jedes Formular hat eine Category (Survey, Contact us, Customer support, Appointment, Lead, Sign up, Sign in, Other). Meta nutzt das nur zur Einordnung – Aussehen und Logik ändern sich nicht.

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Nach der Veröffentlichung

  • Draft ist voll editierbar. Published und Deprecated sind im Builder schreibgeschützt.
  • Änderungen an einem Live-Formular: Duplicate, Kopie bearbeiten und veröffentlichen, altes Formular ggf. Deprecate.
  • Umbenennen in Chatarmin ändert nicht den Namen auf WhatsApp.

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Best practices

  • Vor Publish eindeutige Answer names und klare Labels setzen. Die Labels erscheinen später in der Bedingung Form answer – formuliere sie so, dass du die Frage wiedererkennst.
  • Bilder klein halten (max. 300 KB) und mit WhatsApp preview testen, bevor du die Vorlage live schickst.
  • Antworten regelmäßig per CSV exportieren, wenn du offline auswerten willst.
  • Alte Formulare Deprecate, nicht löschen, solange noch eine Vorlage darauf verweist – zuerst die Vorlage auf ein neues Published-Formular umstellen.

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Troubleshooting

Fehler beim Speichern oder Veröffentlichen
Rote Meldungen oben lesen. Häufig: Pflichtfelder, doppelte Answer names oder ungültiges Bild (PNG/JPEG, max. 300 KB, max. 3 pro Screen). Das Bild erscheint im Formular auf dem Handy nicht
Formular erneut speichern. Wurde das Bild zu einem bereits veröffentlichten Formular hinzugefügt: Formular duplizieren, Kopie speichern und diese veröffentlichen – der Inhalt eines veröffentlichten Formulars lässt sich auf WhatsApp nicht mehr ändern. Publish ausgegraut
Zuerst speichern und alle Validierungsfehler beheben. Keine Formulare in der Vorlage
In der Dropdown-Liste erscheinen nur Published-Formulare. Die Formular-Vorlage fehlt bei Send Campaign
Das ist so gewollt: Formulare lassen sich nur aus einem Flow versenden. Nutze stattdessen einen Send template-Schritt in einem Flow. Die Bedingung Form answer zeigt keine Fragen
Der If/Else-Knoten listet nur Fragen aus Formular-Schritten, die vor ihm im Flow liegen. Verschiebe die Bedingung hinter den Send template-Schritt, der das Formular sendet. Kund:innen können das Formular nicht öffnen
Formular Published, Vorlage freigegeben, Formular nicht Deprecated oder gelöscht. Live-Formular ändern
Duplizieren, neue Version veröffentlichen, Vorlagen-Button anpassen, altes Formular deprecaten.